Atribuții ale Serviciului Public Comunitar Local de Evidență a Persoanei

Serviciul Public Comunitar Local  de Evidență a Persoanelor Brăila a fost înființat în baza Hotărârii Consiliului Local Municipal Brăila nr. 2/19.01.2005, în conformitate cu prevederile O.G. nr. 84/2001, privind înființarea, organizarea și funcționarea serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor, aprobată cu modificările și completările prin Legea 372/2002, precum si prin O.U. nr. 50/2004, aprobată prin Legea 520/2004, ca aparat de specialitate al administrației publice locale, serviciu fără personalitate juridică.

ATRIBUȚIILE SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR  LOCAL:

   Serviciul Public Comunitar Local are următoarele atribuții principale:

  • Întocmește, ține evidența și eliberează certificate de stare civilă;
  • Înregistrează actele și faptele de stare civila, precum si mențiunile si modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul și reședința persoanei, în condițiile legii;
  • Întocmește și păstrează registrele de stare civilă, în condițiile legii;
  • Întocmește, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă, precum și orice mențiuni efectuate pe actele de stare civilă , în condițiile legii;
  • constată desfacerea căsătoriei , prin divorţ pe cale administrativă, dacă soţii sunt de acord cu divorţul şi nu au copii minori născuţi din căsătorie şi adoptaţi;
  • Actualizează Registrul National de Evidenţa Persoanelor cu datele  de identificare si adresele cetățenilor care au domiciliul în raza de competență teritorială a Serviciului Public Comunitar respectiv;
  • Utilizează şi valorifică Registrul Naţional de Evidenţa Persoanelor;
  • Furnizează, în cadrul Sistemului Național Informatic de Evidență a Populației,denumit în continuare S.N.I.E.P datele necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidență a Persoanelor;
  • Furnizează, în condițiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economice şi către cetăţeni;
  • Constată contravențiile si aplică sancțiuni, în condițiile legii;
  • Ține registrele de evidență pentru fiecare categorie de documente eliberate;
  • Îndeplinește și alte atribuții stabilite prin reglementările legale.

ATRIBUȚII PE LINIE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR ȘI ELIBERARE A ACTELOR DE IDENTITATE:

În domeniul evidenței persoanelor și eliberării actelor de identitate, Serviciul Public Comunitar Local  are următoarele atribuții:

  • Organizează activitatea de eliberare a actelor de identitate și a cărților de alegator, sens în care primește, analizează și soluționează cererile pentru eliberarea actelor de identitate, stabilirea, restabilirea ori schimbarea domiciliului, precum și acordarea vizei de reședința, în conformitate cu prevederile legale;
  • primeşte şi soluţionează cererile de eliberare a actelor de identitate pentru persoanele care îşi schimbă domiciliul din străinătate în România,
  • primeşte şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate ale persoanelor internate în unităţile sanitare și de protecţie socială, precum şi ale celor aflate în locurile de reţinere şi de arest preventive din cadrul unităţilor de poliţie sau în penitenciar din zona de responsabilitate şi înmânează documentele solicitate;
  • Pentru îndeplinirea întocmai a atribuțiilor si sarcinilor din competență, răspunde de aplicarea întocmai a dispozițiilor legale, a ordinelor și instrucțiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de evidență a persoanelor;
  • Înregistrează toate cererile, în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru;
  • Răspunde de corectitudinea datelor prelucrate din documentele primare și înscrise in formularele necesare eliberării actelor de identitate;
  • Furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile central, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni;
  • efectuează verificări în Registrul Naţional  de Evidenţa Persoanelor cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă;
  • Actualizează Registrul Național de Evidenţa Persoanelor cu datele  de identificare și adresele cetățenilor care au domiciliul în raza de competență teritorială a Serviciului Public Comunitar respectiv;
  • Colaborează cu formațiunile de poliție organizând în comun acțiuni și controale la locuri de cazare în comun, hoteluri, moteluri, campinguri și alte unități de cazare turistică, în vederea identificării persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidență a populației, precum și a celor urmărite în temeiul legii;
  • Identifică – pe baza mențiunilor operative – elementele urmărite, cele cu interdicția prezenței în anumite localități etc. și anunță unitățile de politie în vederea luării măsurilor legale ce se impun;
  • Înmânează actele de identitate titularilor care au solicitat eliberarea acestora;
  • Actualizează Registrul Naţional de Evidență a Populației cu informațiile din cererile cetățenilor pentru eliberarea actului de identitate, precum și din comunicările autorităților publice prevăzute de lege;
  • Asigură colaborarea și schimbul permanent de informații cu unitățile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative și de calitate a sarcinilor comune ce le revin, în temeiul legii;
  • Formulează propuneri pentru îmbunătățirea muncii, modificarea metodologiei de lucru;
  • Întocmește situațiile statistice, sintezele ce conțin activitățile desfășurate lunar, trimestrial și anual, în cadrul serviciului, precum și procesele-verbale de scădere din gestiune;
  • Răspunde de activitățile de selecționare, creare, folosire si păstrare a arhivei specifice;
  • Soluționează cererile formațiunilor operative din M.A.I., S.R.I., S.P.P.. Justiție, Parchet, M.Ap.N., persoane fizice și juridice, privind verificarea și identificarea persoanelor fizice;
  • Organizează, asigura conservarea și utilizează, în procesul muncii, evidentele locale;
  • Acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor internate în unități sanitare, ce nu posedă asupra lor acte de identitate;
  • Asigură securitatea documentelor serviciului.
  • sesizează dispariţia în alb a tipizatelor înseriate pe linie de evidenţa persoanelor şi raportează dispariţia acestora pe cale ierarhică;
  • constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii;
  • îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor, reglementate prin acte normative.

ATRIBUTII PE LINIE DE ANALIZA – SINTEZĂ ȘI RELAȚII CU PUBLICUL

Pe linie de analiză – sinteză și relații cu publicul serviciul are următoarele atribuții:

  • centralizează principalii indicatori realizaţi, verifică modul de îndeplinire a sarcinilor propuse şi întocmeşte analizele, situaţiile comparative şi analizele activităţilor desfăşurate periodic;
  • transmite  Direcției Județene de Evidenta a Persoanelor sintezele şi analizele întocmite;
  • Primește, înregistrează și ține evidența ordinelor, dispozițiilor, instrucțiunilor, regulamentelor, ștampilelor și/sau sigiliilor, asigurând repartizarea lor în cadrul serviciului;
  • Verifică modul în care se aplică dispozițiile legale cu privire la apărarea secretului de serviciu, modul de manipulare și de păstrare a documentelor secrete;
  • Organizează și asigură întreținerea, exploatarea și selecționarea fondului arhivistic neoperativ constituit  la nivelul serviciului, în conformitate cu dispozițiile legale în materie;
  • asigură înregistrarea intrării/ieşirii tuturor documentelor şi clasarea acestora în vederea arhivării
  • Repartizează corespondența, o predă după executarea operațiunilor de înregistrare în registrele special destinate;
  • Expediază corespondența;
  • Asigură primirea și înregistrarea petițiilor și urmărește rezolvarea acestora în termenul legal;
  • Organizează și desfășoară activitatea de primire în audiență a cetățenilor de către conducerea serviciului sau lucrătorului desemnat;
  • Asigura constituirea fondului arhivistic neoperativ al serviciului, din documentele rezultate din activitatea de profil.
  • asigură protecţia datelor cu caracter personal  şi a informaţiilor clasificate, precum şi securitatea documentelor serviciului, în conformitate cu dispoziţiile legale; 

ATRIBUȚII PE LINIE DE STARE CIVILĂ

Pe linie de stare civilă Serviciul Public Comunitar are următoarele principale atribuții:

  • întocmeşte, la cerere sau din oficiu,  potrivit legii, acte de naştere, de căsătorie şi de deces, în dublu exemplar şi eliberează persoanelor fizice îndreptăţite certificate doveditoare, privind actele şi  faptele de stare civilă înregistrate; 
  • înscrie menţiuni pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimit comunicări de menţiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă exemplarul I sau, după caz, exemplarul II, în condiţiile metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă;
  • eliberează, gratuit, la cererea autorităţilor publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, precum şi fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, precum şi ale Regulamentul 679/2016 al Parlamentului European și al Consiliului Uniunii Europene pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date;
  • eliberează, la cererea persoanelor fizice, dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă; dovezile cuprind, după caz, precizări referitoare la menţiunile existente pe marginea actului de stare civilă; 
  • trimite structurilor de evidenţă a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P., la care este arondată  unitatea administrativ-teritorială, în termen de 10 zile de la data întocmirii actului de stare civilă sau a modificărilor  intervenite în statutul civil, comunicări nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al cetăţenilor români, actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut act de identitate;
  • trimite centrelor militare până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, documentul de evidenţă militară aflat asupra cetăţenilor incorporabili sau recruţilor;
  • comunică, în scris, Camerei Notarilor Publici în a cărei rază administrativă se află lista actualizată a actelor de deces întocmite;
  • trimite, structurilor de stare civilă din cadrul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor la care este arondată Unitatea Administrativ Teritorială, până la data de 5 a lunii următoare, certificatele anulate la completare; 
  • întocmeşte buletine statistice de naştere, de căsătorie şi de deces, în conformitate cu normele Institutului Naţional de Statistică, pe care le trimit, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării, la Direcţia Judeţeană de Statistică;
  • dispune măsurile necesare păstrării registrelor şi certificatelor de stare civilă în condiţii care să asigure evitarea deteriorării sau a dispariţiei acestora şi asigură spaţiul necesar destinat desfăşurării activităţii de stare civilă;
  • atribuie codurile numerice personale, denumite în continuare C.N.P., din listele de coduri precalculate, pe care le păstrează şi arhivează în condiţii de deplină securitate;
  • propune necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare şi cerneală specială, pentru anul următor, şi îl comunică, anual, structurii de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P.
  • reconstituie registrele de stare civilă pierdute ori distruse – parţial sau total -, prin copierea textului din exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise prin semnare şi aplicarea sigiliului şi parafei;
  • primeşte cererile de schimbarea numelui pe cale administrativă şi documentele prezentate în motivare, pentru a fi transmise, spre verificare, S.P.C.L.E.P. la care este arondată unitatea administrativ-teritorială;
  • primeşte cererile de înscriere de menţiuni cu privire la modificările intervenite în străinătate, în statutul civil al persoanei, determinate de divorţ, adopţie, schimbare de nume şi/sau prenume, precum şi documentele ce susţin cererile respective, pe care le înaintează D.E.P.A.B.D., în vederea avizării înscrierii menţiunilor corespunzătoare sau, după caz, a emiterii aprobării;
  • primeşte cererile de transcriere a certificatelor şi extraselor de stare civilă procurate din străinătate, însoţite de actele ce le susţin, efectuează verificări şi  întocmesc referatul  cu propunere  de aprobare sau respingere a cererii de transcriere pe care îl înaintează, împreună cu întreaga documentaţie,  în vederea avizării prealabile de către S.P.C.J.E.P  în coordonarea cărora se află;
  • primeşte cererile de rectificare a actelor de stare civilă şi efectuează verificări pentru stabilirea cu exactitate a erorilor depistate în cuprinsul actelor de stare civilă sau a menţiunilor înscrise pe acestea, întocmesc documentaţia şi referatul cu propunere  de aprobare sau respingere şi le înaintează S.P.C.J.E.P., pentru aviz prealabil, în vederea emiterii dispoziţiei de aprobare/respingere de rectificare de către primarul unităţii administrative-teritoriale competente;
  • primeşte cererile de reconstituire şi întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, întocmesc documentaţia şi referatul prin care se propune primarului unităţii administrativ-teritoriale emiterea dispoziţiei de aprobare sau respingere, cu avizul prealabil al S.P.C.J.E.P.;
  • înscrie în registrele de stare civilă, de îndată, menţiunile privind dobândirea, redobândirea sau renunţarea la cetăţenia română, în baza comunicărilor primite de la D.E.P.A.B.D. prin structura de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P.;
  • transmite, după înscrierea menţiunii corespunzătoare în actul de naştere, o comunicare cu privire la schimbarea numelui Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date, Direcţiei Generale de Paşapoarte din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor, Direcţiei cazier judiciar, statistică şi evidenţe operative din cadrul Inspectoratului General al Poliţiei Române şi direcţiei generale a finanţelor publice judeţene din cadrul Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală, de la locul de domiciliu al solicitantului;
  • înaintează S.P.C.J.E.P. exemplarul II al registrelor de stare civilă, în termen de 30 de zile de la data când toate filele din registru au fost completate, după ce au fost operate toate menţiunile din registrul de stare civilă – exemplarul I;
  • sesizează imediat S.P.C.J.E.P, în cazul pierderii sau furtului unor documente de stare civilă cu regim special;
  • eliberează, la cererea persoanelor fizice îndreptăţite, certificate care să ateste componenţa familiei, necesare reîntregirii familiei aflate în străinătate;
  • efectuează verificări şi întocmesc referate cu propuneri în dosarele având drept obiect anularea, completarea, modificarea pe cale judecătorească a actelor de stare civilă şi a menţiunilor existente pe marginea acestora, declararea judecătorească a dispariţiei şi a morţii unei persoane, precum şi  înregistrarea tardivă a naşterii;
  • efectuează verificării cu privire la cererile de schimbare a numelui pe cale administrativă;
  • primeşte cererile de divorţ pe cale administrativă, semnate personal de către ambii soţi, în faţa ofiţerului delegat de la primăria care are în păstrare actul de căsătorie sau pe raza căreia se află ultima locuinţă comună a soţilor, înregistrează cererile de divorţ pe cale administrativă, în Registrul de intrare – ieşire al cererilor de divorţ şi acordă soţilor un termen de 30 de zile calendaristice, pentru eventuala retragere a acestora;
  • confruntă documentele cu care se face dovada identităţii solicitanţilor (cererile de divorţ pe cale administrativă, certificatele de naştere, certificatul de căsătorie şi actele de identitate şi,  după caz, declaraţiile pe propria răspundere, date în faţa ofiţerului de stare civilă, în cazul în care ultima locuinţă declarată nu este aceeaşi cu domiciliul sau reşedinţa ambilor soţi înscrisă în actele de identitate) şi constituie dosarul de divorţ;
  • constată desfacerea căsătoriei prin acordul soţilor, în condiţiile Metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă, aprobată prin H.G. nr. 64/2011, eliberează certificatul de divorţ care va fi înmânat foştilor soţi într-un termen maxim de 5 zile lucrătoare;
  • solicită , prin intermediul structurii de stare civilă din cadrul Serviciului Public Comunitar Judeţean de Evidenţă a Persoanelor, alocarea, din Registrul unic al certificatelor de divorţ, a numărului certificatului de divorţ, care urmează a fi înscris pe acesta;
  • înregistrează menţiunile referitoare la desfacerea căsătoriei pe cale administrativă, în baza comunicărilor transmise de către primăriile unităţilor administrativ teritoriale care au în păstrare actul de căsătorie, de primăriile unităţilor teritoriale de la domiciliul soţilor care nu au în păstrare actul de căsătorie, de notarii publici;
  • colaborează cu autorităţile de sănătate publică judeţene şi cu maternităţile pentru prevenirea cazurilor de internare a gravidelor fără acte de identitate asupra lor sau a căror identitate nu este cunoscută şi a cazurilor de părăsire a copiilor nou-născuţi şi neînregistraţi la starea civilă;
  • colaborează cu unităţile sanitare, instituţiile de protecţie socială şi unităţile de poliţie, după caz, pentru cunoaşterea permanentă a situaţiei numerice şi nominale a persoanelor cu situaţie neclară pe linie de stare civilă şi de evidenţă a persoanelor, a demersurilor ce se fac pentru punerea acestora în legalitate, până la rezolvarea fiecărui caz în parte, precum şi pentru clarificarea situaţiei persoanelor/cadavrelor cu identitate necunoscută;
  • transmite, lunar, la S.P.C.J.E.P. situaţia indicatorilor specifici;
  • transmite, semestrial, la S.P.C.J.E.P. situaţia căsătoriilor mixte;
  • asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce-i revin în temeiul legii;
  • formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc.;
  • răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei;
  • execută acţiuni şi controale cu personalul propriu sau în colaborare cu formaţiunile de ordine publică, în unităţile sanitare şi de protecţie socială, în vederea depistării persoanelor a căror naştere nu a fost înregistrată în registrele de stare civilă şi a persoanelor cu identitate necunoscută;
  • colaborează cu formaţiunile de poliţie pentru identificarea unor cadavre şi persoane cu identitate necunoscută, precum şi a părinţilor copiilor abandonaţi;
  • răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de stare civilă a persoanelor;
  • îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de stare civilă, reglementate prin acte normative.